Tôi quyết định thử LibreOffice sau hơn một thập kỷ thanh toán thuê bao Microsoft Office, và ngay trong dòng đầu này phải nói rõ: LibreOffice đã chứng tỏ là một lựa chọn thực dụng hơn về mặt chi phí, tương thích file và quyền kiểm soát dữ liệu. LibreOffice không chỉ là một bộ ứng dụng văn phòng miễn phí; với người làm việc offline, freelancer và những ai muốn thoát khỏi vòng xoáy thuê bao, đây là một phương án có hệ lôgic rõ ràng.
Điểm gãy với Microsoft 365
Khi chi phí không còn tương xứng với nhu cầu
Một bước ngoặt cá nhân đến khi Microsoft nâng giá Microsoft 365 Personal lên $99.99/năm. Tôi rà soát thói quen dùng: Word mở khoảng 40 lần trong sáu tháng, chủ yếu để soạn hợp đồng cho khách hàng và cập nhật CV; Excel còn ít hơn. Tôi không cần tính năng hợp tác thời gian thực, không dùng Access hay Publisher, và OneDrive chỉ là kho lưu trữ cơ bản. Khi so sánh chi phí và lợi ích, trả ~100 USD mỗi năm cho những tính năng tôi hiếm khi dùng trở nên vô nghĩa.
Giao diện LibreOffice – bộ ứng dụng văn phòng mã nguồn mở thay thế Microsoft Office
Tương thích file là rào cản lớn nhất với quyết định rời đi. Sau khi tra cứu kỹ, tôi thấy LibreOffice Writer và Calc mở và giữ định dạng .docx, .xlsx tốt đến mức chấp nhận được — điều này xóa đi lập luận chính chống lại việc chuyển đổi.
Chuyển đổi sang LibreOffice
Gần hơn bạn tưởng tượng
Quá trình chuyển đổi cảm giác giống như đi từ iPhone sang một chiếc Android cao cấp: giao diện khác nhưng chức năng lõi vẫn còn đó. Tôi bắt đầu bằng việc mở một bản thảo dày 35 trang soạn trên Word bằng LibreOffice Writer. Kết quả: lề, font và hình ảnh được giữ nguyên; chỉ có một kiểu bảng tùy chỉnh dịch chuyển nhẹ, sửa xong trong hai phút bằng cách điều chỉnh padding.
LibreOffice có nhiều tính năng cần thiết: styles, track changes, mail merge, xuất PDF ngay trong menu File. Calc xử lý pivot table, conditional formatting và hàm tương đương VLOOKUP. Với khoảng 90% người dùng, khoảng cách tính năng là không đáng kể. Thử nghiệm thực tế — gửi hoá đơn từ LibreOffice cho khách, họ chỉnh trên Word rồi gửi lại, Writer nhập tracked changes mà không hỏng — đó là tiêu chuẩn tương thích quan trọng.
LibreOffice cải thiện luồng làm việc ở điểm nào
Quyền kiểm soát ngoại tuyến là lợi thế bị đánh giá thấp
LibreOffice mặc định hoạt động hoàn toàn offline. Về mặt thực tế, Microsoft 365 hỗ trợ làm việc offline nhưng các popup đồng bộ OneDrive và yêu cầu đăng nhập liên tục gây khó chịu. LibreOffice lưu cục bộ không phụ thuộc máy chủ đám mây — điều này hóa ra là cần thiết khi đi công tác bay, làm việc ở quán cà phê có Wi‑Fi chập chờn, hoặc khi xử lý dữ liệu nhạy cảm.
So sánh gói trả phí Microsoft 365 và lợi ích so với LibreOffice
Tôi thử ghép LibreOffice với Syncthing để đồng bộ có chọn lọc. Nó nhân bản thư mục “Active Projects” giữa máy để bàn và laptop mà không đụng tới máy chủ Microsoft hay Google. Kết quả là một hệ thống đồng bộ phi thuê bao, có phiên bản hóa cơ bản và không giới hạn lưu trữ theo gói. Với những ai quan tâm quyền riêng tư dữ liệu hoặc đơn giản là muốn tránh các hệ sinh thái đám mây lớn, giải pháp này hợp lý và kinh tế.
LibreOffice Base cũng gây bất ngờ tích cực. Tôi từng né Access vì thấy phức tạp, nhưng Base giúp tạo cơ sở dữ liệu đơn giản để quản lý hoá đơn, tồn kho. Tôi dựng tracker thu nhập freelance trong vòng một giờ — một việc tôi từng ủy thác cho Google Sheets vì nghĩ rằng database yêu cầu kỹ năng doanh nghiệp.
Đường cong học tập và giới hạn
Không phải mọi thứ đều dịch thẳng
Nếu bạn lệ thuộc vào tính năng độc quyền của Microsoft thì việc chuyển không đơn giản. Impress (ứng dụng trình chiếu của LibreOffice) gặp khó với các deck PowerPoint có nhiều animation/transition; master slide phức tạp có thể vỡ giao diện. Người làm template trình chiếu chuyên sâu có thể thấy khó chịu và sẽ ưu tiên PowerPoint hoặc công cụ web như Google Slides/Canva.
Hỗ trợ macro có nhưng khác biệt: LibreOffice dùng LibreOffice Basic thay vì VBA. Những quy trình tự động hoá phức tạp viết bằng VBA sẽ cần viết lại. Macro recorder của Libre xử lý các tác vụ đơn giản như auto‑format hay đổi tên hàng loạt, nhưng người dùng doanh nghiệp với quy trình tự động hoá cao sẽ chạm trần.
Hợp tác cùng lúc (real‑time co‑authoring) vẫn là điểm yếu. LibreOffice có thể tương tác theo mô hình server thứ ba nhưng trải nghiệm chưa mượt như Microsoft 365. Nếu công việc đòi hỏi chỉnh sửa đồng thời liên tục giữa nhiều người, Microsoft vẫn giữ lợi thế rõ ràng. Ngược lại, freelancer, tư vấn viên hoặc nhóm làm việc không đồng bộ sẽ thấy track changes và comment trong LibreOffice đủ dùng.
Cửa sổ yêu cầu đăng nhập Microsoft so với lưu file ngoại tuyến trong LibreOffice
Ai nên và ai không nên chuyển
Phân loại theo nhu cầu cụ thể
LibreOffice tỏa sáng với:
- Freelancer, sinh viên, chủ doanh nghiệp nhỏ
- Người làm báo cáo, hoá đơn, hợp đồng, kế hoạch ngân sách chính — tức là các tác vụ văn phòng lặp lại, không cần hợp tác thời gian thực
- Người ưu tiên quyền kiểm soát dữ liệu và làm việc offline
Nên cân nhắc ở lại Microsoft nếu:
- Bạn phụ thuộc vào workflow Microsoft đặc thù: SharePoint, Power Query phức tạp, tích hợp Teams
- Chi phí chuyển đổi (đào tạo nhân viên, viết lại macro, tái thiết template) vượt lợi ích tiết kiệm thuê bao
- Bạn dùng ưu đãi gói Microsoft 365 Family với 1 TB OneDrive và tính năng gia đình quan trọng
Đối tượng phù hợp với LibreOffice: freelancer, sinh viên, chủ doanh nghiệp nhỏ
Kết luận
Sau một thời gian thử nghiệm, LibreOffice xử lý hiệu quả các nhu cầu văn phòng chủ chốt: soạn thảo, bảng tính và xuất PDF. Quyết định chuyển không phải từ bỏ tính năng vì thiếu sót mà là đánh giá lại những gì thực sự đang dùng so với thứ mình đang trả tiền. Trong bối cảnh kinh tế thuê bao và quyền lực dữ liệu tập trung, lựa chọn LibreOffice là một phản ứng hợp lý: tiết kiệm chi phí, tăng quyền kiểm soát và giảm phụ thuộc vào đám mây thương mại. Bạn thấy sao về việc loại bỏ thuê bao phần mềm khỏi thói quen làm việc? Hãy thử LibreOffice với một tài liệu thử nghiệm và chia sẻ trải nghiệm ở phần bình luận.
